Cum să vă planificați nunta ca un manager de proiect

Fotografie de Heather Waraksa

Planificarea nunții dvs. este probabil unul dintre cele mai mari (și probabil cele mai scumpe) proiecte de grup la care veți lucra vreodată. Dacă acest lucru atrage un nivel de PTSD din sarcinile de liceu care s-au stricat, gândiți-vă la el ca la activitate finală de team building : Tu și partenerul dvs. testați apele pentru o viață de colaborare, luarea deciziilor și gestionarea programului înainte de a face pasul.

Pentru a face mai multă lumină în acest sens mentalitate de planificare a proiectului , luăm o pagină din manualul tehnologic pentru a vă ajuta să vă simplificați planurile de nuntă mai bine decât o pornire din Silicon Valley. Pentru a ne orienta drumul, l-am atins pe Feyisola Ogunfemi din Evenimente de statuie , un fost inginer în calculatoare a devenit planificator de nunți, pentru a-l scoate pe managerul de proiect în timp ce vă pregătiți să intrați în direct cu următoarea lansare a vieții mari.

Faceți cunoștință cu expertul

Feyisola Ogunfemi este un organizator de nunți nigerian cu 10 ani de experiență și proprietar al Evenimente de statuie , cu sediul în zona de metrou DC și specializată în nunți multiculturale și interculturale pe coasta de est și în străinătate. Este inginer informatic și manager de proiect certificat PMP transformat în planificator de nunți și vorbitor public.

„Procesul de planificare a nunții fiecăruia este diferit, dar cu siguranță adoptăm o abordare mai agilă la Statuesque Events”, spune Ogunfemi. „Majoritatea oamenilor sunt foarte copleșiți de ideea de a lua o decizie cu privire la culori, locație și toți vânzătorii simultan, astfel încât considerăm că este mai rezonabil să împărțim munca în bucăți și stabiliți termene pentru fiecare, care într-un anumit sens rupe munca în ‘sprinturi’ asemănătoare procesului de dezvoltare agil. ”

Ogunfemi recomandă faptul că următorii pași în procesul de dezvoltare agilă sunt la fel de importanți pentru nunți.

• Planificare: În procesul agil, aici sunt imaginate și prioritizate proiectele. Membrii echipei sunt identificați, se instituie finanțare și se discută despre cerințele inițiale. În termeni de situație, Ogunfemi spune că aceasta include confirmarea cine sunt factorii de decizie, de acord asupra unui bugetul general , hotărând o viziune la nivel înalt pentru ziua respectivă și trasând un plan pentru când și unde va avea loc evenimentul.
• Execuţie: Odată ce un plan a fost conturat, o echipă de dezvoltare agilă va începe să itereze soluții care îndeplinesc cerințele stabilite în faza de planificare. Pentru nunți, Ogunfemi subliniază că aceasta va include și proiectarea evenimentului, vânzătorii de rezervări și lucrează la cronologia evenimentului.
• Testare: În această etapă a procesului agil, se efectuează teste de asigurare a calității și are loc o formare internă și externă. Traducere: degustări de catering, degustări de prăjituri , repetiția ceremoniei și prezentarea finală a locului.
• Du-te si traieste: Integrarea și livrarea iterației de lucru în producție. Cu alte cuvinte, a sosit ziua cea mare! Aici echipa de nuntă gestionează ziua evenimentului (inclusiv orice riscuri sau probleme care apar) și sărbătoriți lansarea cu succes a căsătoriei dvs.
• Părere: În industria tehnologică, aici feedback-ul părților interesate ar fi utilizat în legătură cu cerințele următoarei iterații, dar pentru gazda nunții, acest lucru înseamnă să vă luați timp pentru a vă revizui furnizorii, a împărtăși mărturii și a scrie note de mulțumire pentru oaspeții tăi.

Ogunfemi recomandă încorporarea unui sistem central pentru gestionarea întregului proces de planificare. „De la documente, până la informații de contact și chiar discuții pe diferite subiecte, folosim un sistem personalizat bazat pe web pentru a urmări totul pentru claritate și referință ușoară.”

Sunteți gata să intrați în propriul proces de management al proiectului? Am adunat mai jos câteva dintre programele noastre software preferate care acoperă elementele de bază ale planificării, cum ar fi un proiect profesionist.

Cel mai bun all-Around: ClickUp

Faceți clic pe Sus este un instrument de management de proiect all-in-one „pentru totdeauna gratuit”, care ajută utilizatorii să aloce cu ușurință sarcinile, să le gestioneze cronologii , urmăriți bugetele și comunicați cu ușurință cu colaboratorii. Platforma are chiar și șabloane încorporate pentru planificarea evenimentelor și gestionarea evenimentelor, unde puteți conecta perfect detaliile nunții chiar la bugetele individuale ale furnizorilor.

Cel mai bun pentru programe și cronologii: Asana

' Asana este preferatul meu datorită ușurinței de utilizare, cât de ușor este să vezi progresul dintr-o privire și modul în care îți solicită memento-uri pentru termenele viitoare ”, împărtășește Ogunfemi. Fără îndoială, Asana este una dintre cele mai populare soluții software de management de proiect. Probabil, deoarece este gratuit pentru până la 15 membri ai echipei și are o interfață curată, ușor de utilizat, în care utilizatorii pot sorta vizual sarcinile între tablouri și cronologii.

Cel mai bun pentru comunicare: Basecamp

Notele întâlnirilor, recapitulările și calendarele sunt de o importanță capitală atât pentru proiectele corporative tradiționale, cât și pentru planificarea evenimentelor, reiterează Ogunfemi. Aici e locul Tabăra de bază strălucește - panourile de mesaje ale platformei, chaturile de grup și fila de activități păstrează toate comunicările într-un singur loc. Basecamp Personal este gratuit pentru până la trei utilizatori - perfect pentru dvs., partenerul dvs. și dvs. organizator de nunți să mă apuc de treabă!

Cel mai bun pentru Listele de activități: Trello

Trello este un instrument de drag-and-drop super simplu care funcționează cel mai bine pentru o listă lungă de sarcini. Atașamentele și detaliile pot fi adăugate la diferite carduri de sarcini, care pot fi apoi trase de la De făcut, De făcut sau Terminat, astfel încât să puteți urmări vizual fiecare atribuire prin fluxul de lucru al proiectului. Gratuit pentru până la 10 panouri de echipă.

Cel mai bun pentru urmărirea bugetului: AirTable

Mai ales pentru cei obsedați de foaia de calcul, AirTable este ca Excel pe steroizi cu mai multe clopote și fluiere. Puteți crea trackere pentru comparații de locație cu casete de selectare sau câmpuri pentru atașarea de propuneri și numere ușoare cu formule încorporate pentru a urmări cheltuielile. Ca un bonus suplimentar, funcțiile lor puternice de filtrare și sortare fac din crearea listelor de invitați o briză. Funcțiile esențiale sunt gratuite.